Por José Luis Casal

Senior Advisor. Experto en modelos de negocio digitales

@jlcasal

LinkedIn: /jlcasal/

Muchas empresas creen que trasladar las cargas de trabajo a la nube o implantar tecnologías SaaS para sustituir los procesos empresariales heredados es transformador. Sin embargo, hay otros esfuerzos de modernización que pueden apoyar una transformación más significativa. 

La transformación digital es más profunda; integra la tecnología en un negocio o misión, cambiando fundamentalmente la forma en que se aporta valor.

Hoy en día, tras décadas en la era digital, los esfuerzos de transformación digital siguen fracasando con más frecuencia de la que tienen éxito. Y éste dependerá de que prevea y evite los escollos que se avecinan. 

Sobre ello os comparto estos seis consejos para acercaros al éxito en un proceso de transformación digital:

1. Empezad con un enfoque centrado en la estrategia y los resultados

La planificación estratégica centrada en los resultados es esencial para el éxito de la transformación.

Pueden tratarse de empresas de gran envergadura, por lo que elaborar una estrategia basada en los resultados que trace los objetivos a corto, medio y largo plazo ayuda a centrar la atención en el camino de la transformación.

Al principio, es esencial para la estrategia anclar la transformación digital a los resultados de la misión que se alinean con la forma de trabajar de las personas. El resultado pueden ser operaciones más eficientes, una mejor experiencia de los empleados y el mantenimiento de las conexiones, lo que a su vez sirve mejor a los clientes.

Del mismo modo, un enfoque que garantice la seguridad y el cumplimiento de las normativas ayudará a garantizar resultados satisfactorios a largo plazo, como la escalabilidad y la resiliencia.

Fuente Harvard Business Review Analytic Services survey, November 2021

2. Elegid el talento adecuado para el resultado previsto

Con demasiada frecuencia vemos que se elige a los miembros de un equipo por una habilidad concreta, como el liderazgo, la comunicación o la organización, con la expectativa de que esas habilidades garanticen que la iniciativa esté bien dirigida, comunicada y organizada.

Pero en la práctica, cuando esas personas altamente cualificadas carecen de experiencia en el sector, les resulta difícil aportar sus conocimientos al proyecto. Con una curva de aprendizaje muy pronunciada, harán perder tiempo a los miembros del equipo con la experiencia de la que carecen y, por lo general, tardarán más en tomar decisiones importantes.

Lo mejor es contar con miembros del equipo que ya conozcan el sector, la empresa o la función a desarrollar. Por ejemplo, y por ir a un caso muy obvio, si se trata de transformar un sistema utilizado por el ejército, la experiencia militar es crucial. Si la iniciativa está destinada a generar ingresos, la experiencia en el ámbito empresarial es inestimable. Si se trata de un despliegue de inteligencia artificial, deberíamos tener claro que necesitamos que nuestros líderes y los miembros de su equipo conozcan bien la ciencia de los datos.

Formar un equipo con experiencia en el mismo ámbito y con el mismo talento ayudará a cohesionar el equipo desde el principio, facilitará la comunicación y acelerará la toma de decisiones, todas ellas necesidades en el entorno de transformación digital actual.

A menudo, las organizaciones necesitan contratar consultores o equipos enteros para ayudar en la transformación. En este caso, la estrategia de contratación debe estar vinculada financieramente a los resultados y no simplemente a los costes.

Tener su compensación o una parte de ella conectada a los resultados ayuda a reducir los cambios innecesarios en el alcance. Si no se tiene esto en cuenta, las capacidades que se desean pueden aumentar el alcance, los plazos y, por tanto, la remuneración de las personas y organizaciones que operan sobre la base de los costes.

3. Cread un plan de adopción

La transformación digital sólo puede considerarse un éxito cuando los usuarios la adoptan y la integran en su flujo de trabajo diario.

Sólo entonces podrá ofrecer las ventajas prometidas al principio. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la nueva tecnología se ofrece a los usuarios como un hecho consumado.

El entusiasmo de los usuarios por el cambio transformacional está estrechamente relacionado con su capacidad para participar en él. Esto es especialmente cierto a la hora de elegir y aprender a utilizar las nuevas herramientas y tecnologías con las que van a llevar a cabo la modernización.

Consultad a lo largo de la transformación para evitar la resistencia de los usuarios -pasiva o de otro tipo- cuando llegue el momento del lanzamiento.

 

4. Abordad procesos y políticas obsoletos

Los procesos y políticas integrados rigen gran parte de lo que ocurre en cualquier gran organización. Sin embargo, muchas transformaciones digitales producen cambios en los flujos de trabajo que imitan esos procesos existentes o ignoran las políticas normativas vigentes, con lo que no se consiguen los beneficios deseados sin dejar de cumplir la normativa.

Aseguraos que vuestro equipo incluye miembros responsables de anticipar tales impactos y de conseguir que las políticas y los flujos de trabajo se modifiquen o anulen con antelación para que los usuarios se sientan cómodos adoptando los sistemas transformados.

Y tened en cuenta que esto probablemente ocurrirá en fases, con versiones incrementales en el camino hacia la transformación del estado final.

Desde arriba hacia abajo, debe haber aceptación y comprensión de que la transformación digital a menudo requiere un enfoque por fases y un compromiso a largo plazo.

 

5. Garantizad una alineación completa en toda la organización

Antes de embarcarse en un viaje de transformación, la alineación en toda la organización es esencial y proporcionará una probabilidad significativamente mayor de éxito.

Desde arriba hacia abajo, debe haber aceptación y comprensión de que la transformación a menudo requiere un enfoque por fases y un compromiso a largo plazo. Esta alineación por parte de todos influirá en las partes interesadas, desde los altos cargos hasta los colaboradores individuales, que pueden ser más prácticos.

A su vez, será más probable que los cambios organizativos, las prioridades cambiantes y las nuevas emergencias no afecten al compromiso con la modernización.

 

6. Operad con una mentalidad ágil y resistente

Emplear una metodología ágil durante toda la transformación conlleva un alto grado de éxito. Las versiones periódicas, iterativas y consumibles, que se prueban rápidamente sobre el terreno, proporcionan información que permite saber si el plan del proyecto se ajusta a lo previsto.

Este enfoque ‘a prueba de fallos’ os permite saber si se producen cambios en el mercado no previstos o si hay avances tecnológicos que podrían aportar beneficios más significativos.

Vamos, que no es ningún secreto que la tecnología avanza a un ritmo que hace difícil satisfacer las necesidades del momento, como por ejemplo que los médicos utilicen la inteligencia artificial (IA) para analizar datos con rapidez y precisión para diagnosticar a los pacientes. O, volviendo a temas de defensa como ejemplo claro, en los Estados Unidos podemos ver cómo se está dando acceso libre a ingentes cantidades de datos para que la inteligencia artificial pueda ayudar a proteger mejor el mundo de las diferentes amenazas que se puedan presentar.

Y es que sólo cuando las nuevas tecnologías están en manos de profesionales capaces se puede estar seguro de que puede producirse una verdadera transformación.

Nadie duda que el futuro del trabajo ya está aquí, y estamos aprendiendo mucho, a veces a base de errores, sobre las mejores prácticas en  esto de la transformación digital.

La oportunidad de modernizar y crear una transformación fundamental solo está limitada por nuestra capacidad de racionalizar un cambio eficaz y beneficioso en los mercados en los que estamos presentes. ¿Empezamos?

 

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